(1) Gegenstand dieses Vertrages sind die Leistungen des Auftragnehmers (Asta Tools FlexCo, Seitenstettengasse 5/37, 1010 Wien, Österreich) für den Auftraggeber unter Verwendung der Asta-Lösung. Darüber hinaus wird Bezug genommen auf Anlage 1 dieses Vertrages und die Allgemeinen Geschäftsbedingungen verwiesen. Im Falle von Änderungen der beauftragten Leistung ist diese Datenverarbeitungsvereinbarung in Anlage 1 entsprechend angepasst und ergänzt werden.
(2) Dem Auftraggeber als verantwortliche Stelle obliegt die alleinige Beurteilung der Zulässigkeit der Datenverarbeitung nach der DSGVO.
(3) Bei der Erbringung der Leistung erhält der Auftragnehmer Zugriff auf personenbezogene Daten und verarbeitet diese ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Auftraggebers, sofern der Auftragnehmer nicht durch das Recht der Union oder der Mitgliedsstaaten, dem er unterliegt, zu einer anderen Verarbeitung verpflichtet ist.
(4) Die Weisungen des Auftraggebers werden durch diesen Vertrag festgelegt und können vom Auftraggeber in zumindest dokumentiert elektronischem Format durch Einzelweisungen geändert, ergänzt oder ersetzt werden (Einzelweisung). Wird der Auftragnehmer durch das Recht der Europäischen Union oder der Mitgliedstaaten, dem er unterliegt, zu weiteren Verarbeitungen verpflichtet, teilt er dem Auftraggeber diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit. (Art. 28 Abs. 3 lit. a) DSGVO).
(5) Ist der Auftragnehmer der Ansicht, dass eine Weisung des Auftraggebers gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt, hat er den Auftraggeber unverzüglich darauf hinzuweisen. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der betreffenden Weisung solange auszusetzen, bis diese durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird. Der Auftragnehmer darf die Durchführung einer offensichtlich rechtswidrigen Weisung ablehnen, ohne dass ihm hierdurch negative Konsequenzen entstehen. Der Auftraggeber ist für die Erteilung rechtsgültiger Weisungen verantwortlich. (Art. 28 Abs. 3 Satz 3 DSGVO).
(6) Die Laufzeit dieses Vertrags richtet sich nach der Laufzeit des Hauptvertrages, sofern sich aus den nachfolgenden Bestimmungen nicht darüberhinausgehende Verpflichtungen oder Kündigungsrechte ergeben.
(1) Der Auftragnehmer beachtet die gesetzlichen Bestimmungen über den Datenschutz. Eine Weitergabe oder Offenlegung von Informationen des Auftraggebers an Dritte erfolgt ohne eine ausdrückliche Weisung des Auftraggebers nicht. Unterlagen und Daten werden gegen die Kenntnisnahme durch Unbefugte unter Berücksichtigung des Stands der Technik gesichert.
(2) Der Auftragnehmer gestaltet in seinem Verantwortungsbereich die innerbetriebliche Organisation so, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird und gewährleistet, dass er alle erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz der Daten des Auftraggebers gem. Art. 32 DSGVO getroffen hat. Hierzu wird auf Anlage 2 verwiesen.
(3) Der Auftraggeber überprüft vor der Aufnahme der Datenverarbeitung und sodann regelmäßig die technischen und organisatorischen Maßnahmen des Auftragnehmers. Änderungen an den vereinbarten Sicherheitsmaßnahmen können vorgenommen werden, soweit diese das vertraglich vereinbarte Schutzniveau nicht unterschreiten.
Dem Auftragnehmer und dessen Beschäftigten ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu verarbeiten. Der Auftragnehmer verpflichtet alle Personen, die von ihm mit der Bearbeitung und der Erfüllung dieses Vertrages betraut werden zur Vertraulichkeit. Die Vertraulichkeits-Verpflichtungen gelten auch nach Beendigung dieses Vertrages oder des Beschäftigungsverhältnisses zwischen dem Beschäftigten und dem Auftragnehmer.
(1) Bei Störungen, Verdacht auf Datenschutzverletzungen oder Verletzungen vertraglicher Verpflichtungen des Auftragnehmers, Verdacht auf sicherheitsrelevante Vorfälle oder andere Unregelmäßigkeiten bei der Verarbeitung der personenbezogenen Daten durch den Auftragnehmer, bei ihm im Rahmen des Auftrags beschäftigten Personen oder durch Dritte wird der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich in Schriftform oder dokumentiertem elektronischen Format informieren, soweit sie sich auf diesen Vertrag beziehen. Dasselbe gilt für Prüfungen des Auftragnehmers durch die Datenschutz-Aufsichtsbehörde, soweit sie sich auf diesen Vertrag beziehen.
(2) Die Meldung über eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten an den Auftraggeber enthält, soweit möglich, folgende Informationen:
a) eine Beschreibung der Art der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, soweit möglich mit Angabe der Kategorien und der Zahl der betroffenen Personen, der betroffenen Kategorien und der Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;
b) eine Beschreibung der wahrscheinlichen Folgen der Verletzung und
c) eine Beschreibung der vom Auftragnehmer ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.
(3) Der Auftragnehmer trifft unverzüglich die erforderlichen Maßnahmen zur Sicherung der Daten und zur Minderung möglicher nachteiliger Folgen für die Betroffenen, informiert den Auftraggeber und ersucht diesen um weitere Weisungen.
(4) Sollten die Daten des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Pfändung oder Beschlagnahme, durch ein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren oder durch sonstige Ereignisse oder Maßnahmen Dritter gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber zu informieren, sofern ihm dies nicht durch gerichtliche oder behördliche Anordnung untersagt ist. Der Auftragnehmer wird in diesem Zusammenhang alle zuständigen Stellen unverzüglich darüber informieren, dass die Entscheidungshoheit über die Daten ausschließlich beim Auftraggeber als „Verantwortlichem“ im Sinne der DSGVO liegt.
(5) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber nach Möglichkeit mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen bei der Erfüllung von dessen Pflichten nach Art. 12 bis 22 (Art. 28 Abs. 3 lit. e) DSGVO) sowie Art. 32 bis 36 DS-GVO (Art. 28 Abs. 3 lit. f) DSGVO).
(1) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf dessen mündliche, schriftliche oder elektronische Anforderung innerhalb einer angemessenen Frist alle Auskünfte und Nachweise zur Verfügung zu stellen, die zur Durchführung einer Kontrolle der technischen und organisatorischen Maßnahmen des Auftragnehmers erforderlich sind.
(2) Inspektionen durch den Auftraggeber bzw. dessen beauftragen Prüfern, die in keinem Wettbewerbsverhältnis zum Auftragnehmer stehen dürfen, können zu den üblichen Geschäftszeiten und mit einer Vorlaufzeit der Ankündigung von 14 Tagen durchgeführt werden. Der Auftraggeber führt Kontrollen nur im erforderlichen Umfang durch und stört Betriebsabläufe des Auftragnehmers dabei nur in verhältnismäßiger Weise. Für die Unterstützung bei der Durchführung einer Inspektion darf der Auftragnehmer eine Vergütung verlangen. Die Vergütung wird einzelvertraglich vereinbart.
(1) Die vertraglich vereinbarten Leistungen bzw. die nachfolgend beschriebenen Teilleistungen werden unter Hinzuziehung der in Anlage 3 genannten Subauftragnehmer (Subdienstleister) durchgeführt. Alle zum Vertragsschluss bereits hinzugezogenen und durch den Auftraggeber genehmigten weiteren Auftragsverarbeiter ergeben sich aus der Anlage 3. Der Auftraggeber erteilt die allgemeine Genehmigung, weitere Auftragsverarbeiter hinsichtlich der Verarbeitung von Auftraggeber-Daten hinzuzuziehen (Unterauftragnehmer). Wir haben die Verpflichtung, unsere Auftraggeber über die Hinzuziehung oder Änderung weiterer Auftragsverarbeiter zu informieren, wobei die Information schriftlich in Textform ausreichend ist. Weiters schließen wir mit sämtlichen Subauftragnehmern vergleichbare Verträge zur Auftragsverarbeitung ab. Wir unterrichten unsere Auftraggeber mindestens 14 Tage im Voraus in schriftlicher Form über alle beabsichtigten Änderungen dieser Liste durch Hinzufügen oder Ersetzen von Unterauftragsverarbeitern und räumen dem Verantwortlichen damit ausreichend Zeit ein, um vor der Beauftragung des/der betreffenden Unterauftragsverarbeiter/s Einwände gegen diese Änderungen erheben zu können (Einspruchsrecht nach Art. 28 Abs. 2 Satz 2 DSGVO). Das Einspruchsrecht erlischt, sofern Sie nicht innerhalb von 14 Tagen nach Zugang der Benachrichtigung über die Änderung oder Hinzuziehung schriftlich Einspruch erhoben haben. Im Falle eines Einspruchs besteht das beiderseitige Recht, den Hauptvertrag sowie diesen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit einer Frist von 3 Monaten zu kündigen.
(2) Ein Subunternehmerverhältnis im Sinne dieser Bestimmungen liegt nicht vor, wenn der Auftragnehmer Dritte mit Dienstleistungen beauftragt, die als reine Nebenleistungen anzusehen sind. Dazu gehören z. B. Post-, Transport- und Versandleistungen, Reinigungsleistungen, Telekommunikationsleistungen ohne konkreten Bezug zu Leistungen, die der Auftragnehmer für den Auftraggeber erbringt und Bewachungsdienste. Wartungs- und Prüfleistungen stellen zustimmungspflichtige Subunternehmerverhältnisse dar, soweit diese für IT-Systeme erbracht werden, die auch im Zusammenhang mit der Erbringung von Leistungen für den Auftraggeber genutzt werden.
Auftraggeber und Auftragnehmer haften gegenüber betroffener Personen entsprechend der in Art. 82 DSGVO getroffenen Regelung.
(1) Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber nach Beendigung des Hauptvertrags oder jederzeit auf dessen Anforderung alle ihm überlassenen Unterlagen, Daten und Datenträger zurückgeben oder – auf Wunsch des Auftraggebers, sofern nicht eine gesetzliche Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht – löschen. Dies betrifft auch etwaige Datensicherungen beim Auftragnehmer. Der Auftragnehmer hat den dokumentierten Nachweis der ordnungsgemäßen Löschung noch vorhandener Daten zu führen.
(2) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, auch über das Ende des Hauptvertrags hinaus die ihm im Zusammenhang mit dem Hauptvertrag bekannt gewordenen Daten vertraulich zu behandeln. Die vorliegende Vereinbarung bleibt über das Ende des Hauptvertrags hinaus solange gültig, wie der Auftragnehmer über personenbezogene Daten verfügt, die ihm vom Auftraggeber zugeleitet wurden oder die er für diesen erhoben hat.
(1) Die Parteien sind sich darüber einig, dass die Einrede des Zurückbehaltungsrechts durch den Auftragnehmer hinsichtlich der zu verarbeitenden Daten und der zugehörigen Datenträger ausgeschlossen ist.
(2) Änderungen und Ergänzungen dieser Vereinbarung bedürfen der Schriftform oder eines dokumentierten elektronischen Formats.
(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser Vereinbarung ganz oder teilweise nicht rechtswirksam oder nicht durchführbar sein oder werden, so wird hierdurch die Gültigkeit der jeweils übrigen Bestimmungen nicht berührt und es gelten die gesetzlichen Regelungen des Art. 28 DSGVO.
(4) Diese Vereinbarung unterliegt österreichischem Recht. Ausschließlicher Gerichtsstand ist Wien.
Anlage 1 – Beschreibung der betroffenen Personen/Betroffenengruppen sowie der besonders schutzbedürftigen Daten/Datenkategorien
Anlage 2 – Technische und organisatorische Maßnahmen des Auftragnehmers
Anlage 3 – Subunternehmer
Gegenstand der Verarbeitung
Art und Zweck der Verarbeitung:
Die Bearbeitung umfasst die folgenden Aktivitäten:
• KI-generierte Deckblätter: Erstellung von Deckblättern aus den eingegangenen Bewerbungsunterlagen mittels künstlicher Intelligenz.
• Lebenslauf-Zusammenfassungen: Erstellung von zusammenfassenden Profilen auf der Grundlage der übermittelten Lebensläufe.
• Formatierung von Lebensläufen und Anhängen:
o Anpassung und Formatierung von Lebensläufen und zugehörigen Anhängen nach den Vorgaben des Kunden.
o Anonymisierung von Profilen: Option zur Anonymisierung von Profilen zur Wahrung der Vertraulichkeit.
o Versendung in einer standardisierten Vorlage: Bereitstellung und Versand der bearbeiteten und anonymisierten Profile in einer standardisierten Vorlage an die jeweiligen Empfänger.
Zweck der Datenverarbeitung ist die Optimierung, Automatisierung, Vereinfachung und Standardisierung von Bewerbungsunterlagen.
Art der personenbezogenen Daten:
Der Auftraggeber bestimmt die Kategorien der verarbeiteten Daten.
Die Art der verarbeiteten Daten umfasst personenbezogene Daten, insbesondere:
• Name, Adresse, Kontaktangaben
• Berufliche Qualifikationen und Erfahrungen
• Sonstige im Lebenslauf enthaltene Informationen
• Fragebögen der Bewerber
• Stellenbeschreibung/Stellenbeschreibung
• Anmerkungen
Kategorien betroffener Personen:
• Bewerber
Nachfolgende Maßnahmen zur Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit sowie Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung wurden implementiert.
1. Vertraulichkeit:
Vertraulichkeit = personenbezogene Daten dürfen unberechtigten Personen oder Organisationen nicht verfügbar gemacht oder offengelegt werden
a. Zutrittskontrolle zu Datenverarbeitungsanlagen, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet werden:
= Maßnahmen, um Unbefugten den Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen zu verhindern.
Daten werden in entsprechend gesicherten Rechenzentren gespeichert, welche auch zertifiziert sind.
Vercel: https://vercel.com/blog/vercel-iso-27001-security
Supabase: https://supabase.com/security
Gemini:
Unternehmensstandort: vom Betreiber mit Alarmsystem und Videoüberwachung ausgestattet.
b. Zugangskontrolle zu Datenverarbeitungssystemen:
= Maßnahmen, dass Datenverarbeitungssysteme nicht von Unbefugten genutzt werden können.
Zwei-Faktor-Authentifizierung, wo möglich, und in einigen Fällen biometrische Zulassung; Anmeldung mit Benutzername und Passwort; Vorschriften für die Komplexität von Passwörtern; Verwendung eines Passwort-Safes; automatische Sperrung des Bildschirms und Passworteingabe für den erneuten Zugang; Verwendung von Antiviren-Software; aktive Firewall für Hardware und Software; sorgfältige Auswahl von Dienstleistern; Clean-Desk-Policy;
c. Zugriffskontrolle:
Maßnahmen, die es nur Berechtigten erlauben, auf die Daten zu zugreifen, dies betrifft die Verarbeitung, Nutzung und Speicherung (kein unbefugtes Lesen, Kopieren, Verändern oder Entfernen).
Zugriffsprotokollierung auf Datenverarbeitungssysteme (z. B. Protokollierung Eingabe, Änderung und Löschung); Berechtigungskonzept (Regelungen zur Beantragung, Freigabe, Umsetzung und Entzug von Berechtigungen) inkl. Regelungen zum Zugriff auf Datenbackups; Verwaltung von Rechten durch Systemadministratoren sowie Anzahl der Administratoren auf das Notwendigste reduziert (Need-To-Know-Prinzip).
d. Pseudonymisierung/Anonymisierung:
= Speicherung der Daten in pseudonymisierter Form, d.h. ein Personenbezug ist nicht direkt herstellbar, jedoch über die Verknüpfung mit anderen Daten.
Anonymisierung des Profils durch Auswahl durch den User.
e. Trennungskontrolle:
= Daten verschiedener Auftraggeber werden getrennt aufbewahrt.
Logische Mandantentrennung softwareseitig; Logische Trennung (Ordnerstruktur, strukturierte Dateiablage); Führen separater Datenbanken; Mandantenfähigkeit; Berechtigungskonzept; Festlegen von Datenbankrechten.
2. Integrität:
Wahrung der Richtigkeit, Unverändertheit und Vollständigkeit von personenbezogenen Daten.
a. Weitergabekontrolle:
= Kein unbefugtes Lesen, Kopieren oder Verändern von Daten bei elektronischen Übertragungen (z. B. E-Mails) oder Transport.
Kein Versand sensibler Daten per E-Mail; Verbot bestimmter Übertragungen (z. B. USB-Stick, CDs, Bänder); Weitergabe erfolgt anonymisiert/pseudonymisiert; Weitergabe ausschließlich nach dem Need-To-Know-Prinzip; Weitergabe von Papierdokumenten in verschlossenen, undurchsichtigen Umschlägen; https-Verschlüsselung auf der Website; Sorgfältige Auswahl von Dienstleistern.
b. Eingabekontrolle:
= Es ist feststellbar, ob, wann und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind.
Differenzierte Benutzerberechtigungen (Lesen, ändern, löschen); Vergabe individueller Benutzernamen; Protokollierung administrativer Tätigkeiten.
3. Auftragskontrolle:
Es wird eine auftrags- und weisungsgemäße Auftragsdatenverarbeitung gewährleistet. Daten des Auftraggebers werden ausschließlich nach dessen Weisungen verarbeitet. Hierzu wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen. Unterauftragnehmer werden vom Auftraggeber nur nach den Vorgaben der vertraglichen Regelung eingeschaltet.
4. Verfügbarkeit & Belastbarkeit:
Schutz gegen Zerstörung und Verlust sowie Gewährleistung der Nutzung von Daten.
Nutzung redundanter Systeme; Backupkonzept umgesetzt;
5. Regelmäßige Überprüfung, Bewertung & Evaluierung der getroffenen technisch-organisatorischen Maßnahmen:
Kontinuierliche Überprüfung der TOMs; Führen eines Verarbeitungsverzeichnisses; Bestellung einer Datenschutzbeauftragten – Kontaktdaten: Mag.a iur. Elisa Drescher, office@scaleline-ltd.com; Mitarbeiterschulungen; dokumentierte Prozesse zur Einhaltung der DSGVO etabliert (Auskunftsersuchen fristgerecht beantworten, Verletzung an die Aufsichtsbehörde melden); sorgfältige Auswahl von Dienstleistern; Umsetzung des Zweckbindungsgrundsatzes;
Genehmigte Subauftragnehmer nach 6. dieses Vertrages:
Beauftragtes Unternehmen: Supabase, Inc.
Verarbeitungstätigkeit: Hosting & Infrastruktur, Backups
Verarbeitungsort: USA
Data Processing Agreement inkl. SCC
Beauftragtes Unternehmen: Vercel Inc.
Verarbeitungstätigkeit: Hosting
Verarbeitungsort: USA und weltweit
Data Processing Agreement, zertifiziert nach dem Data Privacy Framework
Beauftragtes Unternehmen: Google Gemini, Google Ireland Limited Gordon House, Barrow Street Dublin 4 Irland
Verarbeitungstätigkeit: KI-Dienste
Verarbeitungsort: Irland sowie weltweit
Vertrag zur Auftragsverarbeitung von Google